Pada kesempatan kali ini saya ingin menjelaskan tentang tata kelola
manajemen projek di perusahaan saya bekerja berdasarkan 2 jurnal mengenai
manajemen proyek. Teknologi Informasi saat ini sudah
berkembang pesat. Dengan adanya teknologi informasi berbagai kegiatan yang
awalnya sulit menjadi mudah. Akses internet yang mudah dan jangkauannya yang
luas memudahkan kita dalam melakukan berbagai hal menuntut perusahaan untuk
dapat menyesuaikan diri dengan perkembangan tersebut. Perkembangan dalam dunia
teknologi tersebut mendorong perusahaan-perusahaan seperti perusahan tempat saya
bekerja untuk menghadapi persaingan global.
Perusahaan tempat saya bekerja merupakan sebuah
perusahan yang bergerak dibidang IT & Business Solution Provider. Didirikan
sejak tahun 2005, namun telah fokus dibidang ICT sejak tahun 2000. Perusahhan ini memiliki konsep bisnis yang terintegrasi (integrated business solution) antar
satu unit bisnis dengan unit bisnis yang lainnya. Walaupun sudah memiliki sistem
tata kelola untuk memanajemen proyek, hal tersebut masih belum cukup untuk
memenuhi kebutuhan yang ada sehingga tidak berjalan efektif. Sistem tata kelola
yang dimiliki hanya berfungsi untuk menyatat pekerjaan apa saja yang telah
dilakukan. Dalam menyusun daftar pekerjaan, perkiraan batas waktu pengerjaan,
pemantauan pekerjaan masih dilakukan secara manual dan belum berintegrasi
menjadi satu. Karena hal tersebut, dalam
hal laporan masih terpisah masing-masing kegiatan. Jika yang sudah tersistem
laporan akan tercatat didalam sistem. Namun, untuk yang belum masih dilakukan
secara manual. Dalam proses penyusunan daftar pekerjaan pun terkena kendala, karena
pekerjaan urgensi yang diharuskan untuk memprioritaskan perkejaan tersebut
sehingga menyebabkan batas waktu pekerjaan lainnya mengalami perubahan.
Manajemen masih dilakukan manual yang memakan waktu dan tenaga tidak sedikit.
Belum lagi tumpukan kertas daftar pekerjaan yang terbuang dan laporan pekerjaan
yang bertumpuk berserakan. Pada saat sewaktu-waktu membutuhkan data tersebut
juga tidak mudah untuk mencarinya.
Beberapa hal yang banyak dipersoalkan adalah masalah kemudahan,
efektivitas, dan efisiensi waktu.
Oleh karena itu,
diperlukan suatu sistem informasi yang dapat membantu dalam memanajemen proyek
terhadap proyeknya agar dapat lebih terintegrasi, terstruktur, mengefisiensikan
waktu dan memudahkan di dalam pengolahan data. Sistem tata kelola dalam setiap
kegiatan pekerjaan akan mencatat secara sistematis dan terstruktur sehingga
tiap kegiatan dapat terintegrasi satu sama lain. Manajer dapat dengan mudah
mengawasi dan mengatur jalannya sebuah manajemen proyek dimana dan kapan saja.
Laporan pekerjaan proyek yang didapat lebih akurat karena terdapat riwayat
daftar pekerjaan, komentar, diskusi, serta batas waktu penyelesaian.
Dengan adanya sistem
informasi, manajer dan tim dapat memahami pekerjaan yang telah selesai dan bisa
melihat kembali di daftar pekerjaan yang sudah selesai untuk melanjutkan daftar
pekerjaan selanjutnya. Ini membantu untuk menentukan apakah tim terlalu banyak
melakukan tugas sehingga dapat dilakukan penyesuaian dan adaptasi kembali.
Dengan adanya sistem tata kelola ini kita dapat mengetahui kondisi kelangsungan
proyek dengan mudah, sehingga dapat meningkatkan kinerja untuk hasil yang
terbaik. tata kelola sistem informasi yang baik harus melihat dari penerapan
sistem sesuai dengan kebuhutan.
Komentar
Posting Komentar