Tata Kelola Manajemen Proyek di Perusahaan Tempat Saya Bekerja


Pada kesempatan kali ini saya ingin menjelaskan tentang tata kelola manajemen projek di perusahaan saya bekerja berdasarkan 2 jurnal mengenai manajemen proyek. Teknologi Informasi saat ini sudah berkembang pesat. Dengan adanya teknologi informasi berbagai kegiatan yang awalnya sulit menjadi mudah. Akses internet yang mudah dan jangkauannya yang luas memudahkan kita dalam melakukan berbagai hal menuntut perusahaan untuk dapat menyesuaikan diri dengan perkembangan tersebut. Perkembangan dalam dunia teknologi tersebut mendorong perusahaan-perusahaan seperti perusahan tempat saya bekerja untuk menghadapi persaingan global.

Perusahaan tempat saya bekerja merupakan sebuah perusahan yang bergerak dibidang IT & Business Solution Provider. Didirikan sejak tahun 2005, namun telah fokus dibidang ICT sejak tahun 2000. Perusahhan ini memiliki konsep bisnis yang terintegrasi (integrated business solution) antar satu unit bisnis dengan unit bisnis yang lainnya. Walaupun sudah memiliki sistem tata kelola untuk memanajemen proyek, hal tersebut masih belum cukup untuk memenuhi kebutuhan yang ada sehingga tidak berjalan efektif. Sistem tata kelola yang dimiliki hanya berfungsi untuk menyatat pekerjaan apa saja yang telah dilakukan. Dalam menyusun daftar pekerjaan, perkiraan batas waktu pengerjaan, pemantauan pekerjaan masih dilakukan secara manual dan belum berintegrasi menjadi satu. Karena  hal tersebut, dalam hal laporan masih terpisah masing-masing kegiatan. Jika yang sudah tersistem laporan akan tercatat didalam sistem. Namun, untuk yang belum masih dilakukan secara manual. Dalam proses penyusunan daftar pekerjaan pun terkena kendala, karena pekerjaan urgensi yang diharuskan untuk memprioritaskan perkejaan tersebut sehingga menyebabkan batas waktu pekerjaan lainnya mengalami perubahan. Manajemen masih dilakukan manual yang memakan waktu dan tenaga tidak sedikit. Belum lagi tumpukan kertas daftar pekerjaan yang terbuang dan laporan pekerjaan yang bertumpuk berserakan. Pada saat sewaktu-waktu membutuhkan data tersebut juga tidak mudah untuk mencarinya.  Beberapa hal yang banyak dipersoalkan adalah masalah kemudahan, efektivitas, dan efisiensi waktu.

            Oleh karena itu, diperlukan suatu sistem informasi yang dapat membantu dalam memanajemen proyek terhadap proyeknya agar dapat lebih terintegrasi, terstruktur, mengefisiensikan waktu dan memudahkan di dalam pengolahan data. Sistem tata kelola dalam setiap kegiatan pekerjaan akan mencatat secara sistematis dan terstruktur sehingga tiap kegiatan dapat terintegrasi satu sama lain. Manajer dapat dengan mudah mengawasi dan mengatur jalannya sebuah manajemen proyek dimana dan kapan saja. Laporan pekerjaan proyek yang didapat lebih akurat karena terdapat riwayat daftar pekerjaan, komentar, diskusi, serta batas waktu penyelesaian.

            Dengan adanya sistem informasi, manajer dan tim dapat memahami pekerjaan yang telah selesai dan bisa melihat kembali di daftar pekerjaan yang sudah selesai untuk melanjutkan daftar pekerjaan selanjutnya. Ini membantu untuk menentukan apakah tim terlalu banyak melakukan tugas sehingga dapat dilakukan penyesuaian dan adaptasi kembali. Dengan adanya sistem tata kelola ini kita dapat mengetahui kondisi kelangsungan proyek dengan mudah, sehingga dapat meningkatkan kinerja untuk hasil yang terbaik. tata kelola sistem informasi yang baik harus melihat dari penerapan sistem sesuai dengan kebuhutan.


Komentar